Los Enemigos en la Gestión de Proyectos

Actualizado: 23 mar 2020


Ya establecimos que en el Universo de la Gestión de Proyectos la Incertidumbre juega un papel muy importante. También establecimos que existe un triángulo de las Bermudas, conformado por: el Contenido-la Fecha de Entrega-el Presupuesto, por el que deberemos navegar y en el que todos nuestros paradigmas, conocimientos y experiencias serán severamente cuestionados y puestos a prueba.


Si. ¡El Mundo de los Proyectos suele crear fuertes dolores de cabeza! Y en muchas maneras son un reflejo de la vida misma. Todos arrancamos el día con muchas ganas y con las mejores intenciones. Sin embargo, a través del día van pasando "cositas" (porque no siempre ocurren grandes tragedias, pero siempre son las pequeñas "cositas": el proveedor al que le faltó "solo una pieza", el empleado que llegó "solo cinco minutos tarde", el cliente que solicitó "solo un pequeño cambio" ... ) que nos van sacando del camino y provocan que debamos dedicar mucho tiempo y esfuerzo tan solo para regresar al camino original.


Y es justo en ese esfuerzo por re-encontrar el camino, ¡que nosotros mismos batimos todavía más el chocolate! Sin ser conscientes de ello, tomamos acciones que generan los tres grandes enemigos en la Gestión de Proyectos. Revisemos uno por uno:


Multi-tareas:



De los tres enemigos de la Gestión de Proyectos, la tendencia a incurrir en Multi-tareas es con mucho el peor de todos (algunos en México dirían: "es el más pior"). Así que lo explico con detenimiento: Es normal que en los Proyectos debamos esperar por algo: una parte, un documento, una pieza de información, etc. Y claro, esperar sin hacer algo productivo, ¡es una pérdida de tiempo!, así que mientras esperamos, empezamos algo "productivo" que hacer. ¿Y qué pasa cuando esta disponible lo que estábamos esperando? ... pues que estamos ocupados haciendo algo "importante" que nos inventamos, así que ahora nos tendrán que esperar a nosotros. ¿y qué hace esa persona mientras nos espera? ... ¡claro! ¡se busca algo "productivo" que hacer: ¡Dios libre la hora en la que lo "cachen" sin estar haciendo algo "productivo"! ... y cuando usted está listo, ahora deberá esperar una vez más ... ¿qué hará? ... ¡por supuesto! ¡inventarse una nueva cosa "productiva" qué hacer! ... ¿ya vio el problema?. Claro, el asunto está en que llevamos años de entrenamiento en el que se nos ha taladrado en el cerebro la idea de que "el tiempo es dinero", que "no podemos perder tiempo", así que no podemos simplemente esperar sin hacer nada. Por lo que nos llenamos de actividades "importantes" y olvidamos por lo que empezamos ... ¿le ha pasado? ... ¿ha llegado a la cocina y ha olvidado a qué iba? ...


Simplemente "esperar", suena como algo completamente "contraintuitivo". Todos nuestros impulsos hoy en día están programados para NO-esperar ... y sin embargo ...


En nuestros talleres hacemos un ejercicio muy simple: le damos a nuestros participantes 3 rompecabezas pequeños y les pedimos que los armen simultáneamente. Les damos 1 hora y no terminan de armar ninguno. Después les damos uno por uno, solo cuando acaban uno reciben otro. ¡Y entonces terminan los tres en menos de 20 minutos! ...


Multi-tareas es muy grave, no solo porque evita lograr los objetivos planteados, sino porque además consume los recursos en modo "extra-rápido".


En una de las compañías con la que trabajamos, los empleados estaban verdaderamente vueltos locos con tanto proyecto abierto. Lo que explotó la bomba, fue la repentina saturación de las salas de juntas. Entre proyectos de mejora, implementación de nuevos sistemas, lanzamiento de nuevos productos, cambios de normatividades, etc. tenían 72 proyectos corriendo de forma simultánea, ¿se imagina el caos? ... ¿se imagina la velocidad a la que se consumían los recursos disponibles? ...


¡Inténtelo!, ¡Espere!, ¡no se invente trabajo! ... verá como acaba su "verdadero trabajo" más rápido . Siga el ejemplo del Correcaminos:

¿Recuerda al Correcaminos de las caricaturas? Este personaje es de especial interés para nosotros en Proyectos. Si lo recuerda, este animalito solo operaba en dos "modos": 1.- iba corriendo a toda velocidad ó 2.- estaba completamente detenido. Esta es la ética de trabajo que requerimos en nuestros proyectos: "cuando tenga trabajo, hágalo lo más temprano, lo más rápido y páselo lo más rápido que pueda". Mientras que el Coyote recurría a su tremendo ingenio, y generaba proyectos sumamente ingeniosos y complicados, el Correcaminos nunca se salía de su papel.




Síndrome del Estudiante:

- "Muchachos, mañana tenemos examen"

- ¡No maestro!, ¡no, por favor!, ¡tenemos mucha tarea!, ¿puede ser la semana próxima?

-¡Muy bien!, haremos el examen la próxima semana.


Pregunta: ¿cuándo estudian estos alumnos para su examen?, ¿qué harán con la semana que ganaron? ...

Respuesta: ¡la noche previa!, usaran esa semana para todo, ¡menos para estudiar!


A ese fenómeno lo conocemos como "el síndrome del estudiante": Dejar todo para el último momento posible. Y claro, cuando surge un inconveniente, ya no hay tiempo para corregirlo, ¡aunque teníamos tiempo de sobra!


La cura para el Síndrome del Estudiante es adoptar la ética del "correcaminos". Cuando corre va a todo lo que puede. ¡Bip-Bip!. ¡No postergue!



Ley de Parkinson:



Usted tiene 10 días para hacer una tarea. Y resulta que la acabó en 5. ¿informará qué terminó? ... ¡la gran mayoría de nosotros no lo haremos! ... ¡tenemos 5 días para perfeccionar nuestro trabajo, y por supuesto que los vamos a utilizar! ...


Nuestros compañeros con experiencia nos dirán que no diga nada ... "la próxima vez te recortarán el tiempo" ... ¡y peor aún si se trata de dinero o personal! ... ¡Hay que usarlos! ...


Y ¡Zaz! ... ¡así los hacemos! ... sin querer causar daño, incurrimos en un comportamiento aprendido terriblemente dañino.


Así como los gases ideales se expanden para ocupar el recipiente que los contiene, la Ley de Parkinson nos dice que el trabajo se "expande" para consumir los recursos disponibles ...


Una vez más. El correcaminos viene en nuestro rescate. Cuando reciba trabajo, hágalo tan rápido como pueda, ¡y avise! ¡Bip-Bip!



Multi-tareas, Síndrome del Estudiante y Ley de Parkinson. Tres enemigos públicos de la Gestión de Proyectos. Aún sin que Murphy entre en acción, estos tres malhechores ya complican nuestra vida gratuitamente. Resueltos con la ayuda de un personaje de caricaturas: "Bip-Bip". Ahora viene lo más interesante: ¿cómo lidiar con Murphy? ...

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