De manera que podamos empoderar a nuestros equipos para que actúen eficiente y decididamente en el logro de las mejoras especificas que son el objetivo de nuestros modelos de cambio, deberemos establecer las reglas básicas antes de entrar en las etapas de acción de nuestros proyectos.
Tenga en mente que conforme comencemos a ejecutar nuestros planes de implantación, estaremos alterando la situación inicial de la organización y una nueva realidad comenzará a emerger. Como consecuencia, los modelos de cambio se llevan mayormente a cabo en territorios desconocidos, y, por lo tanto, muchas decisiones tendrán que ser tomadas en el campo de batalla durante las etapas de implementación, de manera que podamos adaptar nuestros planes originales al nuevo estado de las cosas.
Muchos líderes no ven la necesidad de establecer estas reglas básicas para sus proyectos, asumiendo que las reglas generales de la organización deberían ser suficientes para manejar cualquier cosa que suceda al interior de la compañía. Sin embargo, debido a que los modelos de cambio más poderosos necesitan retar por lo menos algunos de los paradigmas existentes en la organización, las reglas de trabajo cotidianas de la organización no suelen ser adecuadas para facilitar la ejecución de los modelos de cambio. De hecho, tienden a hacer exactamente lo opuesto.
Esta es la razón por la que, al establecer las reglas básicas para ejecutar nuestros modelos de cambio, debemos estar consientes de que su principal objetivo es promover y facilitar las decisiones necesarias a nivel del campo de acción durante la ejecución del proyecto y no controlar todo lo que suceda en este. Si los equipos de implantación tienen que recurrir a la alta dirección cada vez que se debe tomar una decisión respecto a modificaciones en los planes originales, la alta dirección rápidamente se convertirá en el elemento restrictivo para el avance del proyecto.
Cuando describimos estos lineamientos generales como “las reglas básicas”, estamos intentando enviar el mensaje de que estamos hablando de un puñado de reglas de oro y no de un listado interminable de frases confusas que nadie en la organización puede entender y aplicar a su realidad especifica.
Debemos decir que estas reglas básicas siempre será relativas a los paradigmas específicos que serán cambiados, así como a la situación particular en la que la organización se encuentre inmersa al momento de la implementación de cada modelo de cambio. Hemos vivido las suficientes experiencias para saber que el mismo juego de reglas que funciona de una manera maravillosa para un proyecto, rara vez pueden ser trasladadas de manera idéntica a otro proyecto y producir los mismos resultados.
El hecho de que a través del proceso de venta interna le hemos transferido la propiedad de la iniciativa a los miembros clave de la organización, y que ellos hayan declarado tener el deseo de hacerla suya como un equipo, es esencial para la definición correcta de las reglas necesarias.
La alta dirección debe proveer toda la guía y el consejo necesarios para asegurar que las reglas operativas resultantes estén en línea tanto con los objetivos del proyecto como con la cultura de la organización, pero cualquier intento de la alta dirección de realizar ellos mismos la definición de estas reglas operativas, muy probablemente generará más obstáculos para su generación que la ayuda que pueden aportar.
Por lo tanto, las reglas operativas deben ser definidas en equipo por los miembros clave de la organización, verificando constantemente su validez con la alta dirección. TODAS LAS REGLAS RELACIONADAS CON UN MODELO DE CAMBIO DEBEN SER DOCUMENTADAS Y COMUNICADAS A TODO EL EQUIPO DE TRABAJO Y A LA ALTA DIRECCIÓN.
Aunque pudiera sonar como una afirmación obvia, es sorprendente cuantas veces dejamos de realizar este acto tan simple de sincronización. Algunos miembros del equipo se reúnen para resolver un obstáculo en la implantación, llegan a un acuerdo sobre una nueva regla de operación que resuelve el problema específico y luego se olvidan totalmente de comunicar esta decisión al resto del equipo o a la alta dirección.
Un segundo mecanismo para asegurarse de que estas reglas, así como otros temas importantes de la implementación, son comunicados correctamente a todo el equipo de trabajo es tener una junta rápida todos los días en la que se involucre a las cabezas del proyecto y al personal clave.
La realidad es que establecer las reglas para nuestros modelos de cambio constituye un ejercicio constante de prueba y error durante la vida del proyecto. Algunas reglas pueden aplicar por toda la duración del proyecto, mientras que algunas otras pueden únicamente ser validas por algunas horas. Algunas reglas aplicarán a todos los miembros del equipo, mientras que otras únicamente serán aplicables a ciertos miembros del equipo.
Recuerde, el objetivo de establecer estas reglas de oro es asegurar que damos a nuestro equipo el suficiente poder para que puedan ejecutar la implantación de los cambios deseados de manera eficiente y decisiva. Estas reglas deben ser establecidas y ajustadas conforme resulte necesario, y mantenerlas actualizadas es la responsabilidad de la alta dirección.
